Pakume soodsalt raamatupidamise aastaaruannete tõlget. Küsi pakkumist meilt!

Apostillimine

Apostilliga kinnitamine ehk ametliku dokumendi tõestamine välisriigis kasutamiseks on üha nõutavam teenus, sest inimestel tuleb märksa sagedamini ette asjaajamist välisriigis. Apostilliga kinnitamiseks sobivad näiteks koolidiplomid, sünnitunnistused või arstitõendid. Järgnevalt on toodud kõige olulisem info, mida on vaja teada dokumendi kasutamisel väljaspool Eestit.

Apostillimise puhul on oluline, et dokumendil oleksid õiged andmed:

  • dokumendi välja andnud ametiisiku ees- ja perekonnanimi
  • allkiri
  • ametikoht
  • asutuse pitser

Ilma nende andmeteta võidakse keelduda dokumendi apostillimisest. Kui on vaja kinnitada vanemaid dokumente (näiteks ENSV ajal välja antud), peab korrektsete andmete olemasolu veelgi hoolikamalt kontrollima. Kui midagi on puudu või valesti kirjutatud, tuleb küsida vastavast ametiasutusest uus dokument.

Ametlikud ehk avalikud dokumendid on ametiasutuste (näiteks ministeeriumide) ja ametiisikute (näiteks notari, kohtutäituri, vandetõlgi) välja antud dokumendid. Tõendada on tarvis ainult ametlikke dokumente, eradokumentide puhul saab seda teha ainult siis, kui dokumendile on lisatud notari märge, kinnitus, vandetõlgi kinnitus või tõlge (sellisel juhul kinnitatakse apostilliga notari või vandetõlgi pädevust, mitte eradokumenti). Ametlikult ei pea kinnitama ka dokumente, mis on otseselt seotud kaubandus- või tollimenetlusega või mille on välja andnud diplomaatiline või konsulaaresindaja. Juhilubade kohta kehtib aga eraldi kokkulepe, et neid ei pea ei apostilliga kinnitama ega legaliseerima.

Apostilliga kinnitamisel on oluline eristada, kas on tegemist alalise (pass, abielutunnistus) või ühekordse dokumendiga (arstitõend, äriregistri väljavõte, sünni tõend).

  • Alalise dokumendi korral apostillitakse kõigepealt originaal, millest tehakse ärakiri, mille õigsuse peab notar kinnitama.
  • Ühekordse dokumendi puhul ei ole vaja ärakirja teha ning piisab ainult originaali apostillimisest.

Kas tõlget on vaja või mitte, sõltub eelkõige riigist. Eesti tunnistab üldjuhul ka ingliskeelseid välisriigi dokumente ning ei nõua tingimata nende tõlkimist. Dokumente ei ole vaja apostillida, kui neid kasutatakse riigis, millega Eesti on sõlminud õigusabilepingu. Nii ei ole vaja kinnitada Eesti dokumente, mida kasutatakse Lätis, Leedus, Ukrainas, Venemaal või Poolas.

Kõige lihtsam viis oma dokumentide kinnitamiseks on anda need tõlkebüroole, mis edastab ülesande omakorda notarile või vandetõlgile. Viimasel on õigus tõlge oma allkirjaga kinnitada notari poole pöördumata. Vandetõlk hoolitseb ka selle eest, et dokument saab apostilliga kinnitatud. Nii ei pea ise kulutama aega erinevate asutuste vahet jooksmisele ja soovitud dokumendi saate tõlgitult, kinnitatult ning tõendatult tagasi ühe inimese käest.

Alternatiivina on võimalus ise koos originaaldokumendiga mõnda notaribüroosse kohale minna. Tavaliselt saab hommikul esitatud dokumendid juba sama päeva pärastlõunal kätte.

Kuna apostilliga kinnitamine võib tekitada segadust, tasub alati küsida lisainformatsiooni.

Apostillimine või legaliseerimine

Apostillimine ja legaliseerimine tähendavad iseenesest ühte ja sama ning mõlemal juhul kinnitatakse dokumendi väljaandnud ametniku pädevust. Legaliseerimine on aga aeganõudvam protsess, mis näeb välja järgmine:

  • esmalt kinnitab dokumendi Eesti välisministeerium
  • seejärel saadab välisministeerium dokumendi vastava välisriigi samaväärsesse asutusse (tavaliselt välisministeeriumisse), kus see tuleb samuti kinnitada
  • alles siis, kui dokumendil on olemas mõlema riigi legaliseerimismärked, saab seda kasutada

Kinnitus kehtib ainult selles välisriigis, kus on selle õigsust tõestatud. Kui sama dokumenti on vaja kasutada veel mõnes välisriigis, tuleb see kinnitamiseks saata ka sinna riiki. Kuna tegu on ilmselgelt liiga pika protsessiga, sõlmiti 1961. aastal Haagis kokkulepe, mille kohaselt ei pea „Välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise konventsiooniga” liitunud riigid omavahel dokumente legaliseerima. Näiteks Eestis välja antud dokumendi kasutamiseks Soomes on vaja sellele lisada ainult apostill.

Tõlke lisamine dokumendile

Dokumendile tõlke lisamine ja kinnitamine erineb sõltuvalt konkreetsest dokumendist. Kui on tegemist alalise ametliku dokumendiga, tuleb see esmalt apostillida ning seejärel teha apostillist ning dokumendist ärakiri, mille kinnitab notar või vandetõlk. Seejärel kinnitatakse tehtud tõlge ärakirjade külge.

Ühekordsed dokumendid kinnitatakse esmalt apostilliga, seejärel tõlgitakse ning tõlge kinnitatakse originaali külge. Eradokumendid saadetakse aga kõigepealt tõlkimisele ja apostillimine jääb viimaseks tegevuseks. Sellisel juhul ei kinnitata apostilliga originaaldokumendi õigsust (kuna tegu ei ole avaliku dokumendiga), vaid tõlke kinnitanud notari või vandetõlgi pädevust.

Dokumendi apostillimisest keeldumine

Erandjuhtudel on võimalik, et notar keeldub apostillimisest. Seetõttu tuleb veenduda, et dokumendil ei ole järgnevaid puudusi:

  • dokument ei tohi olla rikutud (kortsus, veega kahjustatud, rebenenud vms);
  • dokument peab olema kehtiv;
  • dokumenti ei tohi olla muutnud isik, kellel puudub selleks volitus või kes ei ole selleks pädev.
  • dokumendi kinnitanud ametniku allkiri peab olema tuvastatav

Riigieksamitunnistuste apostillimise erisusest

Alates 1997. a väljastatud gümnaasiumi lõputunnituste puhul nõutakse ka riigieksamitunnistuse olemasolu. Alates 15.06.2009 vormistatakse riigieksamitunnistus vaid elektrooniliselt ja kinnitatakse Riikliku Eksami- ja Kvalifikatsioonikeskuse digitaalse templiga. Notarid saavad riigiportaali kaudu riigieksamitunnistuse välja trükkida. (https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=12943815))

Loe apostillimisest ka Notarite Koja leheküljelt

» Küsi hinnapakkumist apostillimisele…