Tõlkebüroo Scriba tõlketeenused

Apostillimine

Apostilliga kinnitamist ehk ametliku dokumendi tõestamist välisriigis kasutamiseks on üha enam vaja, sest inimesed liiguvad mööda maailma aina rohkem ringi. Apostilliga võib kinnitada näiteks koolidiplomit või arstitõendit. Järgnevalt on välja toodud kõige olulisem info, mida on vaja teada dokumendi kasutamisel Eestist väljaspool.

Apostillimise puhul on oluline, et dokumendil oleksid õiged andmed:

• dokumendi välja andnud ametiisiku ees- ja perekonnanimi,
• allkiri,
• ametikoht,
• asutuse pitser.

Nendeta võidakse keelduda dokumenti apostillimast. Kui on vaja kinnitada vanemaid pabereid (näiteks ENSV ajal välja antud), peab korrektsete andmete olemasolu veelgi hoolikamalt kontrollima. Kui midagi on puudu või valesti kirjutatud, peab küsima vastavast ametiasutusest uue dokumendi.

Tõendada on tarvis ainult ametlikke dokumente, eradokumentide puhul on see vajalik ainult siis, kui sellele on lisatud notari märge, kinnitus või vandetõlgi kinnitus või tõlge. Ametlikud ehk avalikud dokumendid on ametiasutuste (näiteks ministeeriumite) ja ametiisikute (näiteks notari, kohtutäituri, vandetõlgi) välja antud dokumendid. Ametlikult ei pea kinnitama ka dokumente, mis on otseselt kaubandus- või tollimenetlusega seotud või mille on välja andnud diplomaatiline või konsulaaresindaja. Juhilubadele kehtib aga eraldi kokkulepe, neid ei pea ei apostilliga kinnitama ega legaliseerima.

Apostilliga kinnitamisel on vahe, kas on tegemist alalise (pass, abielutunnistus) või ühekordse dokumendiga (arstitõend, äriregistri väljavõte).

• Alalise dokumendi korral kinnitatakse kõigepealt originaal, millest tehakse ärakiri, mille õigsuse peab notar kinnitama.
• Ühekordse dokumendiga ei ole vaja ärakirja teha ning piisab ainult originaali apostillimisest.

Kas tõlget on või ei ole vaja, sõltub eelkõige riigist. Eesti tunnistab üldjuhul ka ingliskeelseid välisriigi dokumente ning ei nõua tingimata nende tõlkimist. Dokumente ei ole vaja apostillida, kui neid kasutatakse riigis, millega Eesti on sõlminud õigusabilepingu. Nii ei ole vaja kinnitada Eesti dokumente, mida kasutatakse Lätis, Leedus, Ukrainas, Venemaal või Poolas.

Kõige lihtsam viis oma dokumente kinnitada on anda need tõlkebüroole, mis annab ülesande omakorda edasi vandetõlgile. Viimasel on õigus tõlge notari poole pöördumata oma allkirjaga kinnitada. Vandetõlk hoolitseb ise ka selle eest, et dokument õiges asutuses apostillitud saaks. Nii ei pea te ise mööda linna ringi jooksmisele aega kulutama ja saate tõlkida antud dokumendid ühe inimese käest kinnitatult ning tõendatult tagasi.

Muidugi võib ka ise vastavasse ametiasutusse hommikul kohale minna ning üldjuhul saab dokumendid juba sama päeva pärastlõunal kätte. Dokumente saab apostillida lasta ka posti teel: saates kõik vajalikud paberid vastavasse asutusse ning tasudes riigilõivu internetipangas. Siis peab aga arvestama, et dokumendid saab tagasi umbes nädala pärast. Dokumendi apostilliga kinnitamisel tuleb tasuda ka riigilõiv ning toimingu tõlkebüroo kaudu ajamisel on lisatasu.

Kuna apostilliga kinnitamine võib nii mõnigi kord segadust tekitada, tasub alati lisainformatsiooni küsida.

Apostillimine või legaliseerimine

Apostillimine ja legaliseerimine tähendavad iseenesest ühte ja sama asja, mõlemal juhul kinnitab vastava pädevusega asutus dokumendi õigsust. Viimane on aga aeganõudvam protsess. Legaliseerimise kulg näeb välja järgmine:

• Kõigepealt kinnitab dokumendi Eesti välisministeerium;
• Seejärel saadab välisministeerium dokumendi vastava välisriigi samaväärsesse asutusse (tavaliselt välisministeeriumisse), kus see tuleb samuti kinnitada;
• Alles siis, kui dokumendil on olemas mõlema riigi legaliseerimismärkmed, saab seda kasutada.

Kinnitus kehtib ainult selles välisriigis, kus selle õigsust on tõestatud. Kui sama dokumenti on vaja veel teises välisriigis kasutada, tuleb see kinnitamiseks saata ka sinna riiki. Kuna see on selgelt liiga pikk protsess, sõlmiti 1961. aastal Haagis kokkulepe, mille kohaselt ei pea “Välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise konventsiooniga” liitunud riigid omavahel dokumente legaliseerima. Näiteks Eestis välja antud dokumendi kasutamiseks Soomes on vaja sellele lisada ainult apostill.

Tõlke lisamine dokumendile

Dokumendile tõlke lisamisel ja kinnitamisel on väikesed erinevused sõltuvalt konkreetsest dokumendist. Kui on tegemist alalise ametliku dokumendiga, tuleb sellest kõigepealt teha ärakiri, mis kinnitatakse justiitsministeeriumis. Seejärel antakse ärakiri vandetõlgile, kes kinnitab nii tõlke õigsust kui ka dokumendi ehtsust. Sellisel juhul kasutatakse välisriigis nii ärakirja, selle apostilli kui ka tõlget.

See, kas tõlge on vaja eraldi apostillida, sõltub välisriigist ja tuleks eelnevalt välja uurida. Ühekordsete dokumentide puhul peab apostilliga kinnitama kõigepealt originaali ja seejärel tõlgitakse dokument ning apostill pannakse originaali külge, sest tavaliselt on just seda vaja, mitte ainult tõlget. Eradokumendid saadetakse aga kõigepealt tõlkimisele ja apostillimine jääb viimaseks tegevuseks.

Dokumendi apostillimisest keeldumine

Erandjuhtudel on võimalik, et asutus keeldub apostillimisest. Seetõttu võiks kindlaks teha ega dokumendil järgnevaid puudusi ole:

• dokument ei tohi olla rikutud (kortsus, veega kahjustatud, rebenenud vms);
• dokument peab olema kehtiv;
• dokumenti ei tohi olla muutnud isik, kellel puudub selleks volitus või kes ei ole selleks pädev.

Apostillimisest võidakse keelduda ka siis, kui seda näiteks õigusabilepingu kehtides vaja ei ole või kui vastaval ametiasutusel ei ole konkreetse dokumendiga tegelemiseks pädevust. Viimasel juhul tuleb pöörduda õigesse asutusse.

Asutuste pädevusalad apostillimisel

Et ametiasutuste tööd lihtsamaks teha, tegeleb iga asutus oma valdkonna dokumentide apostillimisega. Asutuste pädevusalad on kindlaks määratud elektroonilises "Riigi Teatajas" toodud määruses "Eesti avaliku dokumendi tunnistusega (apostille'ga) kinnitamise kord ja tunnistuste (apostille'de) andmise registri pidamine" (https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=12943815)

Loe apostillimisest ka Notarite Koja leheküljelt