Апостилирование

Апостилирование Заверение апостилем или удостоверение подлинности официального документа для его последующего использования за границей становится всё больше необходимым, так как люди всё больше и больше передвигаются по миру. Апостилем можно заверить, например, школьный диплом или медицинскую справку. Далее приведена самая важная информация, которую необходимо знать при использовании документа за пределами Эстонии.

При заверение апостилем важно, чтобы в документе были правильные следующие данные:

  • имя и фамилия должностного лица, выдавшего документ,
  • подпись,
  • должность,
  • печать учреждения.

Без них могут отказать в апостилировании документа. Если требуется заверить более старые документы (например, выданные во времена ЭССР), следует ещё раз тщательно проверить наличие конкретных данных. Если что-то отсутствует или неправильно написано, то необходимо обратиться в соответствующее учреждение для получения нового документа.

Следует удостоверять только официальные документы, в случае частных документов это необходимо только, если к документу прилагается нотариальная отметка, нотариальное заверение или заверение присяжного переводчика или его перевод. Официальными или публичными документами являются документы, выданные государственными учреждениями (например, министерствами) и должностными лицами (например, нотариусом, судебным исполнителем, присяжным переводчиком). Официально не требуется заверять также документы, которые напрямую связаны с торговыми или таможенными процедурами или которые выданы дипломатическому или консульскому представителю. На водительские права действует отдельное соглашение, их не требуется заверять апостилем или легализовать.

При заверении апостилем есть разница, имеется ли дело с постоянным (паспорт, свидетельство о браке) или с одноразовым документом (медицинская справка, выписка из коммерческого регистра).

  • В случае постоянного документа заверяется прежде всего оригинал - с него делается копия, правильность которой должен заверить нотариус.
  • С одноразового документа не требуется делать копии, достаточно только заверить апостилем оригинал.

Нужен перевод или нет, зависит прежде всего от государства. Эстония признает в общем случае также англоязычные иностранные документы и не требует их обязательного перевода. Документы не надо апостилировать, если они используются в стране, с которой Эстония заключила договор о правовой помощи. Исходя из этого, нет необходимости заверять эстонские документы, которые используются в Латвии, Литве, Украине, России или Польше.

Самый простой способ заверить свои документы – это отдать их в бюро переводов, которое в свою очередь поручит эту задачу присяжному переводчику. Последний имеет право заверить перевод своей подписью без обращения к нотариусу. Присяжный переводчик сам позаботиться о том, чтобы документ был заверен апостилем в правильном учреждении. Таким образом, Вы сами не должны тратить время на хождение по городу и получаете обратно отданные на перевод документы из рук одного человека заверенными и удостоверенными.

Конечно, можно прийти самому утром в соответствующее учреждение и отдать документы. Обычно их можно получить обратно уже в тот же день после обеда. Также возможно апостилировать документы по почте, отправляя все необходимые бумаги в соответствующее учреждение и оплачивая госпошлину в интернет-банке. Но в этом случае следует учитывать, что документы придут обратно приблизительно через неделю. При заверении документа апостилем необходимо уплатить госпошлину, а при выполнении этой процедуры через бюро переводов взимается дополнительная плата.

Поскольку заверение апостилем может иногда вызвать замешательство, советуем всегда спрашивать дополнительную информацию.

Апостилирование или легализация

Апостилирование и легализация представляют из себя одно и то же, в обоих случаях учреждение с соответствующей компетенцией заверяет правильность документа. Последнее, однако, более продолжительный процесс. Процедура легализации выглядит следующим образом:

  • Сначала документ заверяет министерство иностранных дел Эстонии;
  • Затем министерство иностранных дел направляет документ в равнозначное учреждение соответствующего иностранного государства (обычно в министерство иностранных дел), где его следует также заверить;
  • Только тогда, когда у документа имеются пометки о легализации обоих государств, его можно использовать.

Заверение действует только в той зарубежной стране, где была удостоверена его подлинность. Если тот же документ необходимо использовать в другой зарубежной стране, его следует отправить в эту страну для заверения. С целью ускорить и упростить процесс признания зарубежных документов в 1961 году было заключено Гаагское соглашение, согласно которому страны, присоединившиеся к «Конвенции об отмене требований легализации иностранных официальных документов (конвенция об апостилях)», не должны легализовать между собой документы. Например, для использования в Финляндии документа, выданного в Эстонии, к нему необходимо приложить только апостиль.

Приложение перевода к документу

В заверении и приложении перевода к документу имеются небольшие различия в зависимости от конкретного документа. Если имеется дело с постоянным официальным документом, следует прежде всего сделать с него копию, которая заверяется в министерстве юстиции. Затем копия передаётся присяжному переводчику, который заверяет как правильность перевода, так и подлинность документа. В этом случае в зарубежной стране используется как копия, её апостиль, так и перевод.

Требуется или нет отдельно заверять апостилем перевод, зависит от зарубежной страны, и следовало бы предварительно об этом узнать. При заверении одноразовых документов апостилем следует заверить прежде всего оригинал, затем переводится документ, и апостиль ставится на страницу оригинала, так как обычно требуется именно он, а не только его перевод. Частные документы направляются сначала на перевод, а заверение апостилем остаётся напоследок.

Отказ в апостилировании документа

В исключительных случаях возможно, что учреждение откажет в апостилировании. Поэтому необходимо убедиться, что у документа нет следующих недостатков:

  • документ не должен быть испорчен (помят, повреждён водой, надорван и т.п.);
  • документ должен быть действующим;
  • документ не должен быть изменён лицом, у которого нет для этого полномочий или в компетентность которого не входит данная процедура.

В апостилировании могут также отказать, если оно не требуется при действии договора о правовой помощи или в компетенцию соответствующего учреждения не входит рассмотрение конкретного документа. В последнем случае следует обратиться в компетентное учреждение.

Области компетенции учреждений при апостилировании

Для того чтобы упростить работу служебных учреждений, каждое из них занимается апостилированием документов своей сферы. Области компетенции учреждений установлены в постановлении «Порядок заверения эстонских официальных документов удостоверением (апостилем) и ведение регистра выдачи удостоверений (апостилей)», приведённом в электронном издании «Riigi Teataja». (https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=12943815)

» Спросите ценовое предложение на заверение апостилем…